Положение об архивном управлении Мурманской области

I. Общие положения

1.1. Архивное управление Мурманской области (в дальнейшем именуемое "Управление") является органом исполнительной власти Мурманской области, осуществляющим государственное регулирование в сфере архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Мурманской области (далее - Архивный фонд).

1.2. Управление обладает правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс и смету расходов, текущий счет в банке, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, штамп и бланки со своим наименованием.

1.3. Управление подчиняется Правительству Мурманской области.

1.4. Расходы на содержание Управления осуществляются за счет средств областного бюджета.

1.5. Управление владеет имуществом, переданным ему в оперативное управление Комитетом по имущественным отношениям Мурманской области в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации.

1.6. Имущество Управления составляют основные средства и оборотные фонды, стоимость которых отражается на самостоятельном балансе. Имущество Управления является государственной собственностью Мурманской области и используется учреждением на праве оперативного управления. Порядок использования имущества определяется действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Мурманской области и договором на право оперативного управления, заключаемым Управлением с комитетом имущественных отношений Мурманской области.

1.7. Источником формирования имущества Управления являются бюджетные средства и другие не запрещенные законом поступления.

1.8. Управление руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными актами Федеральной архивной службы России (Росархив), Уставом и законами Мурманской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Мурманской области, а также настоящим Положением.

1.9. Ликвидация и реорганизация Управления осуществляется Правительством Мурманской области в соответствии с Уставом и законами Мурманской области.

1.10. Местонахождение и почтовый адрес Управления: 183038, г.М урманск, ул. Карла Либкнехта, д.35.

II. Задачи

Основными задачами Управления являются:

2.1. Организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда.

2.2. Анализ состояния архивного дела Мурманской области, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом специфики региона.

2.3. Развитие и совершенствование совместно с органами власти Мурманской области архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

2.4. Координация деятельности архивных органов и архивных учреждений Мурманской области.

2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Мурманской области в сфере архивного дела.

2.6. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда и обеспечение информацией о его составе и содержании органов власти, местного самоуправления, физических и юридических лиц.

2.7. Внедрение передового опыта в деятельность архивов, в том числе, автоматизированных архивных технологий.

III. Структура

3.1. Управление осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности.

3.2. Возглавляет Управление начальник архивного управления Мурманской области, назначаемый на должность и освобождаемый от должности постановлением Правительства Мурманской области.

3.3. Начальник архивного управления руководит деятельностью архивного управления:

3.3.1. Вносит в установленном порядке в органы исполнительной власти Мурманской области предложения о развитии архивного дела, совершенствовании управления Архивным фондом.

3.3.2. Утверждает структуру и штатное расписание Управления в пределах установленной численности работников и фонда оплаты труда, смету расходов на его содержание в пределах утверждаемых на соответствующий период бюджетных ассигнований.

3.3.3. Утверждает Устав Государственного архива Мурманской области и положение о филиале Государственного архива Мурманской области.

3.3.4. Назначает на должность и освобождает от должности в установленном порядке работников Управления и руководителей Государственного архива Мурманской области и его филиала.

3.4. При Управлении создаются и постоянно действуют коллегиальные органы:

• Коллегия архивного управления для рассмотрения важнейших вопросов государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений области, состояния ведомственных архивов, подбора и расстановки кадров;
• Методическая комиссия в целях нормативно–методического обеспечения практической деятельности архивных учреждений Мурманской области;
• Научный Совет для коллегиального рассмотрения и координации основных вопросов научно–исследовательской, информационной и публикационной деятельности архивных органов и архивных учреждений;
• Экспертно–проверочная комиссия (ЭПК) для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда, отбором их на хранение в государственные и муниципальные архивы области и экспертизы ценности документов;
• Комиссия по подведению итогов проверки наличия и розыску дел в архивных учреждениях Мурманской области.

3.5. Состав коллегии архивного управления утверждается постановлением Правительства Мурманской области, состав и положения о других коллегиальных органах Управления утверждаются приказом начальника Управления.

3.6. Решения, принимаемые коллегиальными органами Управления, вступают в силу после утверждения приказами начальника управления и подлежат исполнению государственными и муниципальными архивами Мурманской области.

IV. Функции

Управление в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

4.1. Организует комплектование и хранение документов Архивного фонда в архивах области, контролирует соблюдение установленного порядка передачи документов в архивы.

4.2. Ведет централизованный государственный учет документов Архивного фонда, осуществляет контроль за их сохранностью и использованием.

4.3. Организует проведение экспертной оценки Базы данных "Архивный фонд", передаваемых государственными и муниципальными архивами в Управление.

4.4. Координирует и направляет работу подчиненных ему государственных архивов Мурманской области, обеспечивает соблюдение единых принципов организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Мурманской области архивными органами и архивными учреждениями области.

4.5. Организует внедрение платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениям.

4.6. Осуществляет подготовку проектов законодательных и иных нормативных правовых актов по совершенствованию архивного дела и организации документов в делопроизводстве организаций и предприятий.

4.7. Проводит в установленном порядке работу по совершенствованию структуры Государственного архива Мурманской области и его филиала, развитию сети архивных учреждений области, рассматривает и решает вопросы распределения архивных фондов между ними.

4.8. Подготавливает проекты и организует реализацию целевых программ развития архивного дела, а также разработку и выполнение перспективных и текущих планов деятельности архивных учреждений области.

4.9. Составляет годовые статистические отчеты в соответствии с утвержденными формами и представляет их в установленном порядке в Росархив.

4.10. Совместно с органами местного самоуправления области рассматривает и решает вопросы хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Мурманской области.

4.11. Осуществляет межотраслевое организационно–методическое руководство и контроль за работой архивных и делопроизводственных служб органов власти Мурманской области, предприятий, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений.

4.12. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению архивными учреждениями области инструкции, методические пособия по вопросам архивного дела и делопроизводства и технические задания.

4.13. Содействует совершенствованию делопроизводства в учреждениях области на основе внедрения отраслевых стандартов.

4.14. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании архивов, решает вопросы об отнесении этих архивов к составу Архивного фонда области.

4.15. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда.

4.16. Созывает научно–практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и делопроизводству.

4.17. Организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение в архивных учреждениях области.

4.18. Определяет политику информатизации в сфере архивного дела области, организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании Архивного фонда Российской Федерации на территории области.

4.19. Обеспечивает внедрение отраслевых программ в деятельность архивных органов и архивных учреждений области.

4.20. Осуществляет контроль за соблюдением законодательства в области архивного дела.

4.21. Организует работу архивных органов Мурманской области по реализации прав, предусмотренных Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

4.22. Осуществляет в пределах своей компетенции контроль и проверку исполнения постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Мурманской области, а также контроль выполнения приказов Росархива.

4.23. Организует издание архивных документов, справочно-информационной литературы о составе и содержании документов Архивного фонда.

4.24. Издает информационный бюллетень архивного управления для архивных учреждений Мурманской области.

4.25. Организует обеспечение органов власти и местного самоуправления области документированной ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими властных полномочий, принятия и реализации управленческих решений, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной информации и эффективности использования архивных документов.

4.26. Осуществляет функции распорядителя средств областного бюджета по получателям, определенных ведомственной классификацией расходов областного бюджета.

4.27. Осуществляет ведение бухгалтерского, налогового и статистического учета в Управлении и контроль за состоянием бухгалтерского учета и отчетности в подчиненных Управлению Государственном архиве Мурманской области и его филиале.

4.28. Организует внедрение в практику работы архивов области наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов.

4.29. Организует маркетинговые исследования, работу по получению грантов для проведения приоритетных исследований и работ.

4.30. Организует повышение квалификации работников архивных учреждений области.

4.31. В установленном порядке участвует в разработке, заключении и выполнении отраслевого (тарифного) соглашения в качестве представителя работодателя от лица подчиненных ему организаций при условии делегирования ими Управлению соответствующих полномочий.

4.32. Содействует улучшению условий труда работников архивных органов и архивных учреждений области, их социальной защиты; обеспечивает укрепление материально–технической базы Государственного архива Мурманской области и его филиала.

4.33. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры.

4.34. Участвует в осуществлении международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

4.35. Участвует в работе областной Межведомственной комиссии по рассекречиванию документов, созданных органами и организациями КПСС.

4.36. Участвует в работе областной Комиссии по правам человека и восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий.

4.37. Участвует в работе экспертной комиссии по сохранению культурных ценностей при Комитете по культуре и искусству Мурманской области.

4.38. Осуществляет по поручению администрации области и другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

V. Права

Управлению для осуществления возложенных на него задач и функций предоставляется право:

5.1. Получать в установленном порядке от органов государственной власти области, а также от организаций, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые материалы о работе архивных и делопроизводственных служб.

5.2. Приглашать для заслушивания по вопросам архивного дела и делопроизводства на заседания коллегиальных органов, созданных при Управлении, представителей органов исполнительной власти области и местного самоуправления, организаций, независимо от их ведомственной подчиненности, зав. ведомственными архивами, председателей экспертных комиссий организаций и центральных экспертных комиссий (ЦЭК) администраций городов и районов области.

5.3. Давать в пределах своей компетенции органам исполнительной власти области и организациям обязательные для исполнения письменные указания по работе архивных и делопроизводственных служб.

5.4. Должностные лица Управления (начальник управления, заместитель начальника управления, консультант, ведущий специалист, специалист I категории) для выполнения своих обязанностей имеют право посещать архивные учреждения, ведомственные архивы и делопроизводственные службы организаций области.

5.5. Осуществлять проверки хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Мурманской области, находящихся на государственном и ведомственном хранении.

5.7. Разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения методические документы по архивному делу и документационному обеспечению управления.

5.8. Ходатайствовать перед Правительством Мурманской области о создании государственных архивов.

5.9. Вносить в органы исполнительной власти области предложения об отмене законодательных и иных нормативных актов, противоречащих федеральным и областным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, Губернатора и Правительства Мурманской области.

5.10. Выносить на рассмотрение Правительства Мурманской области вопросы о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью Мурманской области.

5.11. В установленном порядке вносить предложения по совершенствованию сети архивных учреждений, ведомственных архивов, улучшению их работы.

5.12. Объявлять конкурсы по всем направлениям архивного дела.

5.13. Направлять юридическим и должностным лицам указания об устранении нарушений законодательства Российской Федерации об архивном деле.

5.14. Составлять и направлять в соответствующие суды протоколы об административных правонарушениях в области хранения, комплектования, учета и использования документов.

5.15.Направлять в правоохранительные органы сообщения о фактах правонарушений в области архивного дела, которые могут служить основанием к возбуждению уголовного дела.

5.16. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и делопроизводства, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов.

5.17. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и делопроизводства, разрабатываемые учреждениями.

5.18. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в том числе недвижимым.

5.19. Распространять информацию о деятельности Российского общества историков-архивистов и его представительства в Мурманской области и представлять законные интересы членов общества в органах государственной власти, местного самоуправления, общественных организациях.

VI. Взаимоотношения с другими подразделениями

6.1. В процессе реализации возложенных на Управление функциональных задач оно взаимодействует с органами государственной власти Российской Федерации и Мурманской области, органами местного самоуправления, правоохранительными органами, судами, организациями различных форм собственности, научно-исследовательскими и учебными заведениями, физическими лицами.

6.2. Предметом взаимодействия в процессе исполнения профессиональной деятельности Управления является подготовка, разработка и исполнение нормативно-распорядительных, аналитических, планово-отчетных, статистических и учетных документов в установленные сроки.

6.3.Управление готовит служебные письма о выполнении поручений органов государственной власти по вопросам, относящимся к его компетенции, а также о рассмотрении обращений граждан и запросов различных организаций.

6.4. Организация работы с документами в Управлении, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляется в соответствии с требованиями общеотраслевых нормативов по документационному обеспечению управления и регламента работы органа исполнительной власти Мурманской области, положениями о коллегиальных органах, действующих при Управлении, должностными инструкциями работников.

VII. Ответственность

7. Начальник Управления несет персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение функциональных задач, возложенных на Управление настоящим Положением. С учетом особенностей в профессиональной сфере деятельности он отвечает за:

7.1.Несвоевременное и некачественное выполнение архивными органами и архивными учреждениями области основных направлений развития архивного дела, плановых заданий архивного управления, распорядительных документов и поручений Губернатора Мурманской области, Правительства области, указаний Росархива.

7.2. Несвоевременное представление руководству области и Росархиву информации и отчетов о работе Управления и архивных учреждений, неполноту и недостоверность этой информации.

7.3. Несоблюдение стандартов поведения для архивной профессии, установленных Международным этическим кодексом архивистов.

7.4. Несоблюдение работниками Управления трудовой и производственной дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной защиты.

7.5. Несет как государственный служащий предусмотренную федеральным законом ответственность за действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан.